Foto- und Videoshootings:

• Worum geht's? Shootings und Audioaufnahmen/Podcasts, bei denen All for One Mitarbeitende als Models agieren. Die Fotos / Videos / Audioaufnahmen werden typischerweise in der Marketingkommunikation auf allen Kanälen verwendet.
• Was ist wichtig? Jedes Model muss einen sogenannten "Model Release Clause" unterschreiben. Dieser sichert dem Unternehmen das zeitlich und örtlich unbegrenzte Nutzungsrecht an den Fotos / Videos / Audioaufnahmen. Das heißt: Auch wenn Mitarbeitende im Unfrieden ausscheiden, kann er/sie uns nicht die Nutzung untersagen oder gar die nachträgliche Löschung fordern.
• Was ist zu tun?
  • Richtiges Template "Model Release Clause" (Video-Foto bzw. Audio INTERN) ausfüllen. Die Templates für Aufnahmen mit All for One Mitarbeitenden sind als "Blanko-MRC" auf All for One-Seite bereits von Anja Brey und Markus Hofer links vorunterschrieben.
  • Ausgefülltes Template per Dokusign vom Model rechts unterschreiben lassen. 
  • Unterzeichneten Model Release Clause so benennen, dass er gefunden werden kann, also mit Namen des Models sowie dem Datum des Shootings: "MRC_Projekt YYMMDD_Vorname Nachname.pdf" (Beispiel: "MRC_Shooting ERP-Experts 260413_Max Mustermann.pdf")
  • Und als PDF hier in Teams ablegen. Bitte pro Shooting einen Ordner anlegen. Bitte Zugriffsrechte weitgehend minimieren - auch wenn es keine Vorschriften vom Datenschutzbeauftragten gibt.
  • Pro Shooting / Aufnahme bitte von allen Models einen neuen MRC unterzeichnen lassen, auch wenn bereits aus früheren Shootings ein MRC vorliegt.

• Worum geht's? Shootings, bei denen Personen unserer Kunden oder andere Externe als Models agieren: Auf Events als Video-Statements oder als Einzelaufnahmen (im Gegensatz zu szenischen Event-Aufnahmen, siehe unten). Die Fotos / Videos werden typischerweise in der Marketingkommunikation auf allen Kanälen verwendet.
• Was ist wichtig? Bei allen Aufnahmen mit Kunden benötigen wir nach dem 4-Augen-Prinzip unserer neuen Unterschriftenrichtlinie zwei Unterschriften auf All-for-One-Seite und eine Unterschrift des Models: Auf All-for-One-Seite vom thematisch Projektverantwortlichen und seiner Führungskraft sowie auf Kundenseite vom jeweiligen Model. Der MRC sichert dem Unternehmen das zeitlich und örtlich unbegrenzte Nutzungsrecht an den Fotos / Videos. Mit einem Unterschied zur Aufnahme mit All for One Mitarbeitenden: Das Model kann der weiteren Verwendung der Aufnahmen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Nach Zugang des Widerspruchs in Textform verpflichtet sich die All for One die betroffenen Aufnahmen des Models innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten aus den von ihr erstellten Video- und Foto-Endprodukten sowie aus ihren Kanälen zu entfernen.
• Was ist zu tun?
  • Template "Model Release Clause" ausfüllen. 
  • Ausgefülltes Template per Dokusign vom Kunden-Model unterschreiben lassen. Achtung: Bei Filmdrehs bitte neben allen Protagonisten auch alle Statisten, die irgendwie geartet erkennbar im Bild auftauchen.
  • Unterzeichneten Model Release Clause so benennen, dass er gefunden werden kann, also mit Namen des Models sowie dem Datum des Shootings: "MRC_Projekt YYMMDD_Vorname Nachname.pdf" (Beispiel: "MRC_Shooting ERP-Experts 260413_Max Mustermann.pdf")
  • Und als PDF hier in Teams ablegen. Bitte pro Shooting einen Ordner anlegen. Bitte Zugriffsrechte weitgehend minimieren - auch wenn es keine Vorschriften vom Datenschutzbeauftragten gibt.
  • Pro Shooting bitte von allen Models einen neuen MRC unterzeichnen lassen, auch wenn bereits aus früheren Shootings ein MRC vorliegt.

• Worum geht's? Es werden Event-Szenerien geshootet, typischerweise für die Post-Event-Kommunikation oder für die Bewerbung zukünftiger Events.
• Was ist wichtig? Auf der Event-Website muss darauf verwiesen werden, dass Aufnahmen erstellt werden. Auch vor Ort ist ein Hinweis aufzustellen. Grundsätzlich gilt, dass ein Unternehmen "berechtigtes Interesse" daran hat, Events zu dokumentieren und darüber zu kommunizieren. Allgemeine Eventszenerien sind also unproblematisch. Vermeiden sollte man Aufnahmen, bei denen eine Person klar im Fokus steht.
• Was ist zu tun?
  • Auf der Landing Page des Events folgenden Text unterbringen (Hinweis vom Datenschutzbeauftragten Florian Caspar: dieser Text muss nicht im Anmeldeformular untergebracht werden - es genügt ein Hinweis z.B. unter der Agenda):  "Wir weisen darauf hin, dass auf der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden, um die Veranstaltung zu dokumentieren, eine entsprechende Nachberichterstattung zu betreiben und nachfolgende Veranstaltungen zu bewerben. Sollten Sie mit einer Veröffentlichung von Aufnahmen zu Ihrer Person nicht einverstanden sein, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung an uns oder vor Ort an den Foto- / Videografen. Ausführliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Kontext finden Sie hier sowie vor Ort am Empfang."
  • Auf dem Event einen Aufsteller mit entsprechendem Hinweis platzieren. Vorlage hier.
  • Auf dem Event ausgedruckte Exemplare des Informationsblattes am Empfang bereithalten.
  • Bei entsprechendem Widerspruch dafür sorgen, dass vor Ort keine Fotos der betreffenden Person gemacht werden, bzw. diese hinterher gelöscht werden. Eine elegante Lösung sind Armbänder für die betreffende Personen, die vor Ort ausgegeben werden.

Noch Fragen? Bei weiteren Fragen zu den MRCs wendet Euch gerne direkt an Team Video, Florian Blum.