Foto- und Videoshootings
Rechtliche Infos
Foto- und Videoshootings mit Mitarbeitern (m/w/d)
- Worum geht's? Shootings, bei denen Mitarbeiter:innen als Models agieren. Die Fotos / Videos werden typischerweise in der Marketingkommunikation auf allen Kanälen verwendet.
- Was ist wichtig? Jedes Model muss einen sogenannten "Model Release Clause" unterscheiden. Dieser sichert dem Unternehmen das zeitlich und örtlich unbegrenzte Nutzungsrecht an den Fotos / Videos. Das heißt: Auch wenn der Mitarbeiter (m/w/d) im Unfrieden ausscheidet, kann er uns nicht die Nutzung untersagen oder gar die nachträgliche Löschung fordern.
- Was ist zu tun?
- Template "Model Release Clause" ausfüllen.
- Ausgefülltes Template per Dokusign unterschreiben lassen: Für die All for One Group typischerweise von Anja Brey (bei Tochtergesellschaften gemäß Unterschriftenrichtlinie), sowie vom Model.
- Unterzeichneten Model Release Clause so benennen, dass er gefunden werden kann, also mit Namen des Models sowie dem Datum des Shootings ("model release clause vorname nachname YYMMDD.pdf")
- Und hier in Teams ablegen. Bitte pro Shooting einen Ordner anlegen. Bitte Zugriffsrechte weitgehend minimieren - auch wenn es keine Vorschriften vom Datenschutzbeauftragten gibt.
- Pro Shooting bitte von allen Models einen neuen MRC unterzeichnen lassen, auch wenn bereits aus früheren Shootings ein MRC vorliegt.
Foto- und Videoshootings auf Events
- Worum geht's? Es werden Event-Szenerien geshootet, typischerweise für die Post-Event-Kommunikation oder für die Bewerbung zukünftiger Events.
- Was ist wichtig? Auf der Event-Website muss darauf verwiesen werden, dass Aufnahmen erstellt werden. Auch vor Ort ist ein Hinweis aufzustellen. Grundsätzlich gilt, dass ein Unternehmen "berechtigtes Interesse" daran hat, Events zu dokumentieren und darüber zu kommunizieren. Allgemeine Eventszenerien sind also unproblematisch. Vermeiden sollte man Aufnahmen, bei denen eine Person klar im Fokus steht.
- Was ist zu tun?
- Auf der Landing Page des Events folgenden Text unterbringen (Hinweis vom Datenschutzbeauftragten Florian Caspar: dieser Text muss nicht im Anmeldeformular untergebracht werden - es genügt ein Hinweis z.B. unter der Agenda): "Wir weisen darauf hin, dass auf der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden, um die Veranstaltung zu dokumentieren, eine entsprechende Nachberichterstattung zu betreiben und nachfolgende Veranstaltungen zu bewerben. Sollten Sie mit einer Veröffentlichung von Aufnahmen zu Ihrer Person nicht einverstanden sein, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung an uns oder vor Ort an den Foto- / Videografen. Ausführliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Kontext finden sie hier sowie vor Ort am Empfang."
- Auf dem Event einen Aufsteller mit entsprechendem Hinweis platzieren. Textvorlage hier.
- Auf dem Event ausgedruckte Exemplare des Informationsblattes am Empfang bereithalten.
- Bei entsprechendem Widerspruch dafür sorgen, dass vor Ort keine Fotos der betreffenden Person gemacht werden, bzw. diese hinterher gelöscht werden. Eine elegante Lösung sind Armbänder für die betreffende Personen, die vor Ort ausgegeben werden.